Viranomaisasiointi
Viranomaisasiointia säätelee laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa. Laki ei mene yksityiskohtiin asioinnin välineistä ja moni viranomainen ohjaa asiointia verkkosivuilleen jossa asiointi taphtuu web-lomakkeilla. Verkkolomakkeen etu on kaikkien tarvittavien tietojen tarkastaminen lomaketta täyttäessä.
Lain mukaan asiointia voi tehdä myös sähköpostitse. Jos asiasta on olemassa esim PDF-lomake, tarvittavat tiedot tulee varmasti täytettyä silloinkin. Jos asiasta ei ole valmista lomaketta ja/tai siinä on liitetiedostoja - vapaamuotoinen teksti allekirjoitettuna voi olla mielekkäämpi tapa hoitaa asia.
Sähköpostiasioinnin vaiheet:
- selvitä vaadittavat tiedot verkkosivuilta ja lataa lomake / kirjoita asiasi tekstiksi
- tallenna tiedot tiedostoksi, kokoa liitetiedostot
- allekirjoita tiedostot qDigiDoc ohjelmalla
- lähetä muodostunut DigiDoc säiliö saatesanoineen kirjaamoon sähköpostilla.
Ilmeisesti kaikilla virallisilla toimijoilla on kirjaamo jolla on sähköpostiosoite, usein muotoa kirjaamo@verkkotunnus.fi. Osoite selviää yleensä yhteystiedoista. Isommilla, kuten poliisilla on useita kirjaamo-osoitteita, joten asia kannattaa tarkastaa verkkosivuilta. Jos kirjaamo vastaanottaa viestin, siitä tulee automaattinen vastaus, että viesti on vastaanotettu käsittelyyn. Kyseinen viesti kannattaa laittaa talteen mahdollista myöhempää tarvetta varten.
Oikeusasiamies Petri Jääskeläinen on tehnyt ratkaisun 24.3.2011 jossa todetaan, että salassapidettäviä tietoja ei saa lähettää suojaamattomassa sähköpostissa jos lähettäjä on viranomainen. Laki tai asiamiehen ratkaisu ei velvoita asioivaa henkilöä mihinkään. Käytännössä tämä tarkoittaa, että viranomaisen tulisi salata vastausviesti jos se koskee asioijan henkilökohtaisia tietoja jotka tulisi pitää salattuna. Koska osapuolien sähköpostin salausasetukset eivät todennäköisesti ole viritetty yhteistoimintaan, realistisin tapa salata viesti on käyttää DigDoc salausta. Tällöin asioijan tulee antaa oma SATU-tunnuksensa viranomaiselle ensimmäisessä viestissään.
Esimerkki - ilmoitus verottajalle
Henkilö menee verottajan sivuille, etsii asiansa. Lataa PDF-lomakkeen 9A tietokoneelleen ja täyttää sen.
Koska asia on uusi monelle viranomaisellekin, kannattaa sähköpostiin kirjoittaa saatesanoiksi asiansa lyhyesti ja viittaus tiedostomuotoon jolla sen saa auki.
Lähettäjä: Matti Meikäläinen <matti.meikalainen@example.com>
Vastaanottaja: kirjaamo@vero.fi
Aihe: Ilmoitus luovutusvoitoista
Hei, ohessa ilmoitukseni myymieni osakkeiden luovutusvoitosta lomakkeella 9A.
Ilmoitus on allekirjoitettu henkilökortillani DigiDoc-muotoon joka on lain "Sähköinen asiointi viranomaistoiminnassa" / 24.1.2003/13 (Finlex) 9 § mukainen.
Jos lähetätte vastauksen joka sisältää lain mukaan salassapidettäviä tietoja, olkaa hyvä ja salatkaa tiedot DigiDoc-säiliöön alla olevalla SATU-tunnuksellani.
Lisää tietoa allekirjoituksesta:
Terveisin,
Matti Meikäläinen (HETU 123456-123H, SATU 10000123A)
Ja viesti lähetetään sähköpostin liitteessä kirjaamo@vero.fi -osoitteseen. Osoitetta ei ole ilmoitettu Veroviraston sivuilla, mutta kokeilemalla selviää, että se on olemassa.
